展會是推廣特許經(jīng)營品牌、招募加盟商的重要途徑。良好的參展策劃與實施，將使特許經(jīng)營企業(yè)獲得更好的品牌推廣和加盟招商的效果。那么應(yīng)該怎樣策劃和組織好一個參展活動呢？筆者結(jié)合數(shù)年展會推廣與招商的經(jīng)驗，為特許經(jīng)營企業(yè)提供一些建議。

一、企業(yè)自身情況評估

在決定是否采取展會方式推廣特許經(jīng)營項目前，企業(yè)需要對自身情況進行評估，主要考慮以下幾個方面：通過明確特許經(jīng)營項目的定位、特點、招商對象，評估該項目是否適合于展會的推廣；根據(jù)特許經(jīng)營推廣的階段計劃，決定是否通過展會進行招商；結(jié)合特許經(jīng)營推廣招商的目標(biāo)市場，來考慮參加哪些區(qū)域的展會。
二、展會的選擇評估
并不是所有的展會都適合特許經(jīng)營企業(yè)參加，參加一個展覽需要投入大量的人力和財力，一個錯誤的參展選擇，對企業(yè)來說是一個巨大的浪費。因此在參展前，要對展會的情況進行較為全面的評估，以期獲得良好的效果。一般來說，可以從幾個方面對展會進行評估和選擇：展會的主題定位、展會的影響力、展會的管理和配套服務(wù)、參展的方式以及費用情況；此外，還要小心展會騙局，近幾年國內(nèi)的展覽業(yè)蓬勃發(fā)展，展會行業(yè)管理的落后給不法分子提供了騙取錢財?shù)臋C會。
三、選擇好的展位
當(dāng)決定參加一個展覽后，進而要選擇一個合適的展位。不同的展位可能帶來不同的效果。比較好的展位是有兩面或三面通透的展位，只有一面或兩面墻體，這樣的展位在設(shè)計布置上花費較少，而且能夠吸引幾個方向的人流，觀眾能夠走進來，因而能獲得比較好的展覽效果。這樣的展位一般處在展廳入口處或者端頭處。也可以考慮一些其他的借勢技巧。比如，選擇一個緊挨著某一個知名品牌的展位，可能這個大名鼎鼎的“鄰居”會給你帶來很大的人氣。
提前確定展位經(jīng)過審慎考察，如果你已經(jīng)決定參加某個展會，這個時候一定要抓緊時間與展覽的組織承辦方把展位確定下來。
四、如何做好參展前的準(zhǔn)備工作
1.成立參展工作小組：參加展會涉及一系列的工作，因此在確定了參展后，有必要成立一個參展工作小組來負(fù)責(zé)展會前期的準(zhǔn)備、展會現(xiàn)場實施、以及展會后的跟蹤評估等工作。
2.準(zhǔn)備好宣傳材料和相關(guān)溝通工具：作為以特許經(jīng)營推廣招商為目的的展會活動，在參展前需要準(zhǔn)備足夠的宣傳資料和相關(guān)的溝通工具，包括企業(yè)宣傳手冊或彩頁、介紹該特許經(jīng)營項目的招商手冊、觀眾登記表、加盟申請表、名片等。
3.做好展臺的設(shè)計與布置：盡管在展覽過程中，展臺的工作人員是展會活動成敗的決定性因素。但毋庸置疑，一個漂亮的展臺比一個空蕩蕩的白色臺板要更加吸引人。在確定了展位后，接下來就需要對展臺進行設(shè)計和布置。
4.對展覽現(xiàn)場工作人員進行展前培訓(xùn)：在特許經(jīng)營的展覽上很多展臺現(xiàn)場人員的不佳表現(xiàn)對企業(yè)帶來負(fù)面的影響，而這些不佳的表現(xiàn)實際上通過展前的培訓(xùn)就可以避免。展前的培訓(xùn)包括基本禮儀與著裝要求、特許經(jīng)營基礎(chǔ)知識、特許經(jīng)營項目介紹以及加盟政策、現(xiàn)場溝通技巧、常見加盟問答、展會現(xiàn)場特殊情況處理等。
5.參展前的預(yù)熱工作：展覽現(xiàn)場也和零售賣場一樣，人氣的營造對展覽的效果有比較大的影響。除了展覽現(xiàn)場的策劃和人員的表現(xiàn)以外，在展覽之前，還可以為展覽做一些鋪墊性的預(yù)熱工作，比如：給你的意向加盟商打電話，邀請他來展覽現(xiàn)場進行觀摩和咨詢；通過電子郵件等方式，將參展計劃告知哪些可能對你的特許經(jīng)營項目感興趣的人；通過相關(guān)媒體發(fā)布你的特許經(jīng)營招商計劃，同時告知可以到展會現(xiàn)場來咨詢等等。
五、展會現(xiàn)場的管理與技巧
1.展會現(xiàn)場的組織管理成功的展會活動需要良好的組織管理，需要對展會現(xiàn)場的工作進行分工協(xié)作。一般來說，一個展臺需要有推廣人員、展示人員、展臺經(jīng)理幾個不同的分工。
2.展會現(xiàn)場的溝通技巧
推廣人員應(yīng)該站在一個靠近走道的的位置，主動尋找眼神交流。如果你的眼神得到回應(yīng)，應(yīng)該主動向?qū)Ψ酱蛘泻魡柡?，并通過友好開放的問題讓觀眾停下腳步來了解你的項目。當(dāng)觀眾表示興趣，你一定要能立即抓住對方想要了解的關(guān)鍵要點。概括性地介紹項目與眾不同的特點，特別需要說明的是，一定要精練，有3-5個關(guān)鍵要點就可以。當(dāng)觀眾表現(xiàn)出想進一步了解的意向，你可以邀請他(她)坐下來，詳細介紹他(她)所關(guān)心的內(nèi)容，包括解答對方的疑問。并且在溝通過程中了解對方的背景、經(jīng)濟實力等，以判斷對方的合作意向以及是否符合加盟的條件。當(dāng)你了解到對方的背景和需求，并介紹的項目各方面情況后，最好是能對溝通的關(guān)鍵要點做一個總結(jié)，這樣更容易強化對對方觀點和需求的理解。在整個溝通過程中，你需要填寫一個觀眾溝通情況的記錄表，將對方的背景情況，加盟意向等等記錄下來，其中包括觀眾的電話、電子郵件等等。往往在展會現(xiàn)場很難將所有的細節(jié)談透，這個時候你最重要的是把對方的基本意向、聯(lián)系方式等等了解清楚，并且給對方提供相應(yīng)的加盟項目資料以便對方進一步了解，也可以預(yù)約對方在展會后的某一天進一步面談。每談完一個，最好對溝通的過程做一個回顧和評價，看看哪些環(huán)節(jié)需要改進。在每一天展會結(jié)束后，全體工作人員也需要對當(dāng)天的情況進行總結(jié)評價，一起探討更好的方法和技巧。
3.提高展會招商效果的一些方法
主要有以下幾種：一、加盟商現(xiàn)身說法：如果你現(xiàn)有的加盟商愿意來參與你的加盟招商活動，那是最好不過的事情了。加盟商現(xiàn)身說法往往比你更能夠說服有意加盟的人。二、現(xiàn)場簽訂意向協(xié)議：在展會現(xiàn)場就促成簽訂意向協(xié)議，也是一種比較好的方法。一般的情況是只需要現(xiàn)場交納少量的現(xiàn)金作為保證金。三、舉辦加盟說明會：如果有條件，可以在展會同時舉辦專場加盟說明會，邀請展會現(xiàn)場觀眾參加，這樣能夠避開喧鬧的展廳進行專門的推介，效果往往不錯。
六、展會后的工作
很多企業(yè)在展會結(jié)束了之后，有關(guān)展會的一切工作也結(jié)束了。既沒有對意向加盟客戶的后續(xù)跟蹤，也沒有對展會工作的總結(jié)評價，從而使展會效果大打折扣。實際上，展會后要做的工作并不復(fù)雜，但是收效卻會不錯。首先可以對有加盟意向的觀眾進行跟蹤，另外，展會結(jié)束一周之內(nèi)，有必要對展會的整體工作進行評價。